Pengertian Monitoring
Pengertian dan definisi
pengawasan telah banyak dan panjang lebar dibicarakan para ahli. Beikut
pengertian monitoring ( pengawasan ) menurut para ahli :
1.
Siagian
( 1970 : 107 ) : mengemukakan bahwa “pengawasan”
sebagai proses pengamatan dari pada pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi
untuk menjalin agar semua pekerjaan yang sedang dilaksanakan berjalan sesuai
dengan rencana yang telah di tentukan sebelumnya
2.
Handoko
(1995:359) : mendefinisikan pengawasan sebagai proses untuk
menjamin bahwa tujuan-tujuan organisasi dan manajemen tercapai. Hal ini
berkaitan dengan cara-cara membuat kegiatan-kegiatan sesuai dengan yang
direncanakan.
3.
Sarwoto
(1987:93) : menjelaskan “pengawasa adalah kegiatan manajer
yang mengusahakan agar pekrjaan-pekerjaan terlaksana sesuai dengan rencana yang
ditetapkan dan atau hasil yang dikehendaki”.
4.
Soekarno
K (1968:107) : mendefinisikan pengawsan sebagai
“suatu proses yang menentukan tentang apa yang harus dikerjakan, agar apa yang
diselenggarakan sejalan dengan rencana”.
5.
Tery
:
menjelaskan pengawasan adalah untuk menentukan apa yang telah dicapai,
mengadakan evaluasi atasnya, dan mengambil tindakan-tindakan korektif apabila
diperlukan, untuk menjamin agar hasilnya sesuai dengan rencana ( winardi,1986 )
6. Newman ( 1977)
: mengemukakan bahwa pengawasan adalah suatu usaha untuk menjamin agar
pelaksanaan sesuai dengan rencana.
7.
Fayol
:
menjelaskan pengawsan terdiri dari pengujian apakah segala sesuatu berlangsung sesuai
dengan rencana yang telah ditentukan, dengan intruksi yang telah diberikan dan
dengan prinsip-prinsip yang telah digariskan. Ia bertujuan unutk menunjukan
kelemahan-kelemahan dan kesalahan-kesalahan dengan maksud unutk memperbaikinya
dan mencegah terulangnya kembali ( Manullang,1976:136).
Prinsip Monitoring (Pengawasan)
Prinsip pengawasan
sangat diperlukan oleh seorang pimpinan atau manajer dalam membandingkan
rencana dengan pelaksanaan adalah sebagai berikut :
a.
Prinsip
perencanaan merupakan suatu standar atau alat
pengukur dari pada suatu pekerjaan yang. Rencana menjadi petunjuk apakah
sesuatu pelaksanaan pekerjaan berhasil atau tidak.
b.
Prinsip
wewenang merupakan suatu kegiatan pemimpin dalam memberikan
kepercayaan kepada bawahan dalam melakukan sistem pengawasan. Wewenang dan
instruksi-instruksi yang jelas harus dapat diberikan kepada bawahan, karena
berdasarkan pelimpahan wewenang dapat diketahui apakah bawahan sudah
melaksanakan tugas-tugasnya dengan baik.
c.
Prinsip
tercapainya tujuan. Pengawasan harus ditujukan kearah
tercapainya tujuan, yaitu dengan mengadakan perbaikan (koreksi) unutk
menghindarkan penyimoangan-penyimpangan dari rencana yang disusun sebelumnya.
d.
Prinsip
efisiensi. Pengawasan dikatakan efisien apabila dapat menghindarkan
penyimpangan dari perencanaan, sehingga tidak menimbulkan hal-hal lain yang
diluar dugaan.
e.
Prinsip
tanggung jawab. Pelaksaaan pengawasan yang efektif dan
efisien menurut tanggung jawab penuh dari seorang pimpinan atau manajer
terhadap pelaksanaan rencana organisasi.
f.
Prinsip
masa depan. Kegiatan pengawsan yang efektif dan efisien harus
ditunjukkan kearah pencegahan penyimpangan perencanaan yang akan terjadi baik
pada waktu sekarang maupun pada masa yang akan datang.
g.
Prinsip
pengawasan langsung. Teknik pengawsan yang paling efektif
adalah mengusahakan adanya manjer bawahan yang berkualitas baik.pengawsan itu
dilakukan oleh manajer atas dasar bahwa manusia itu sering berbuat salah.
h.
Prinsip
penyesuaian dengan organisasi. Pengawsan yang
dilakukan hendaknya sesuai dengan struktur organisasi. Manajer dan bawahannnya
merupakan sarana unutk melaksanakan rencana. Dengan demikian pengawasan yang
efektif harus disesuaikan dengan besarnya wewenang manajer, sehingga
mencerminkan struktur organisasi.
i.
Prinsip
pengawsan individual. Pengawsan harus sesuai dengan kebutuhan
manajer. Teknik pengawasan harus ditunjukkan terhadap kebutuhan-kebutuhan akan
informasi setiap manajer. Ruang lingkup informasi yang dibutuhkan itu berbeda
satu sama lain, tergantung
pada
tingkat dan tugas manajer.
j.
Prinsip
standar. Pengawasan efektif dan efisien dalam organisasi
memerlukan standar yang tepat, dan akan dipergunakan sebagai acuan atau alat
ukur pelaksanaan dan tujuan yang dicapai.
Tujuan dan Fungsi Monitoring (Pengawasan)
Tujuan
pengawasan adalah menjaga dan mendorong agar pelaksanaan tugas pokok organisasi
dapat berjalan lancar, berguna, berhasil guna atau tetap guna. Agar fungsi
pengawasan dapat berjalan secara efeltif dan efisien, maka fungsi pengawasan
dapat dilaksanakan melalui kegiatan sebagai berikut :
a. Pemeriksaan,
yang dilakukan terhadap setiap satuan kerja di lingkungan organisasi atau
lembaga mengenai pelaksanaan program, penataan dan pemanfaatan tenaga, uang,
perlengkapan, dan ketaatan terhadap peraturan perundang-undangam yang berlaku,
secara berdaya guna, berhasil guna.
b. Pengujian dan penilaian
yang dilakukan terhadap hasil yang dilaporkan terhadap hasil yang dilaporkan
secara berkala atau sewaktu-waktu dari setiap bagian yang ada pada organisasi
atau lembaga bidang keja di lingkungannya.
c. Pengurusan
yang dilakukan untuk meneliti mengenai kebenran laporan atau pengaduan tentang
hambatan, penyimpangan atau penyalahgunaan di bidang teknik operasional dan
teknik administrasi dan manajemen pada setiap Satuan Kerja di lingkungan
organisasi atau lembaga.
d. Peninjauan,
yang dilakukan dengan menyaksikan langsung pada tempat pelaksanaan kegiatan
untuk mendapatkan gambar menyeluruh tentang pelaksanaan program.
e. Pengamatan dan pemantauan,
yang dilakukan dengan menyaksiakan langsung pada tempat pelaksanaan kegiatan
untuk menampung masalah yang timbul dalam proses pelakasanaan program
berdasarkan laporan dan informasi.
f. Kunjungan staf
, yang dilakukan dengan, mendatangi langsung ketempat yang diawasi oleh anggota
staf teknik atau administratif untuk mendapatkan informasi data mengenai
pelaksanaan sesuatu kebijaksanaan atau ketentuan atasan, dan bila mana perlu memberikan
petunjuk bagaimana cara melaksanakan kegiatan operasional.
g. Pembinaan yang dilakukan oleh
pimpinan terhadap aparatur bawahannya supaya berbuat dan
melakukan tugasnya sesuai dengan petunjuk,pedoman,dan kebijaksanaan yang telah
diberikan.
h. Pengendalian
yang dilakukan terhadap bawahannya supaya tidak menyimpang atau bertentangan
dengan ketentuan yang berlaku dan apabila terjadi penyimpangan atau
bertentangan dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku, maka diikuti
dengan langkah perbaikan.
i.
Penertiban,yang
dilakukan dengan tindakan administrasi atau tindakan lainnya sesuai dengan
kewenangan terhadap aparatur yang dipimpinnya yang melakukan perbuatan dan
tindakan melanggar perundang-undangan yang berlaku.
j.
Mengusahakan
suatu struktur yang terorganisir dengan baik dan
sederhana untuk menghilangkan salah pengertian.
k. Mengusahakan supervisi
yang kuat untuk menghilangkan jurang pemisah yang terjadi dalam keseluruan
program.
l.
Mengusahakan
informasi yang akurat dalam rangka pembuatan keputusan dan
penilaian terhadap pelaksanaan kerja.
m. Pencapaian hasil,yaitu
hasil yang dicapai harus sesuai dengan tujuan yang telah lebih dulu
ditetapkan.pelaksanaan program akan membuahkan hasil sebagaimana yang
diharapkan,kalau tidak terjadi penyimpangan program.
n. Meningkatkan keterampilan kerja. Dalam
monitoring berusaha mengetahui,berusaha memonitor kemampuan dan keterampilan
para personil.apabila pimpinan mengetahui adanya kekurangan,maka segera
mengambil inisiatif untuk mengatasinya,sehingga para personil dapat menjalankan
tugasnya sebagaimana yang dituntut dalam rencana yang ditetapkan sebelumnya.
o. Mendapatkan atau memperoleh umpan
balik. Artinya pengawasan yang dilakukan dan dilaksanakan
akan memperoleh pengalaman dan penemuan-penemuan yang dapat dipergunakan
sebagai bahan untuk penyempurnaan kegiatan pengawasan berikutnya dalam
organisasi.
Jenis Monitoring (Pengawasan)
Dalam pandangan para
ahli terhadap perbedaan-perbedaan yang berhubungan dengan jenis pengawasan sesuai dengan pemahaman
mereka masing-masing , diantaranya adalah sebagai berikut :
a. Pengawasan Preventif
Usaha-usaha pengawasan yang
dilakukan pimpinan terhadap pekerjaan yang dilakukan pegawai dilihat sebelum
terjadinya penyimpangan-penyimpangan dalam pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan
rencana yang telah ditetapkan sebelumnya s=dapat dilakukan dengan pengawasan
preventif. Manulang (1981) mengemukakan bahwa pengawasan preventif adalah
pengawasan yang dilakukan sebelum terjadinya penyelewengan-penyelewengan,
kesalahan-kesalahan atau deviasi.
b. Pengawasan Represip
Pengawasan yang dilakuakan pada
akhir kegiatan dikenal dengan pengawasan represif. “pengawasan yang dilakukan
setelah pekerjaan atau kegiatan dilaksanakan”.
c. Pengawasan Langsung
Jenis pengawasan berikutnya adalah
pengawasan langsung atau dapat juga dikatakan sebagai kegiatan monitoring.
Pengawasan langsung adalah pengawasan yang dilakukan dengan cara mengunjungi
dan melakukan pemeriksaan ditempat terjadinya pelaksanaan pekerjaan, apakah
berhubungan dengan pekerjaan yang dilakukan pengawas dan pemimpin organisasi.
d. Pengawasan tidak langsung
Pengawasan tidak langsung dilakukan
pemimpin dengan melihat dokumen-dokumen, tanpa langsung melihat ke lapangan
tempat dilaksanankannya pekerjaan.
e. Pengawasan Formal
Pengawasan formal sebagai
pengawasan resmi oleh lembaga-lemabag pengawasan maupun oleh aparat pengawasan
yang mempunyai legalitas tugas dalam bidang pengawasan.
f. Pengawasan Non-formal
Pengawasan nonformal sebagai
pengawasan yang dilakukan masyarakat berfungsi sebagai “social control”.
Pengawasan nonformal adalah pengawasan yang dilakukan oleh masyarakat, baik
langsung maupun tidak langsung.
g. Pengawasan Administratif
Pengawasan Administratif sebagai
kegiatan yang melihat pekerjaan dari ketatalaksanaan pelaksanaan program kerja
organisasi atau perusahaan. Pengawasan administratif adalah pengawasan yang
menilai perbuatan keseluruhan dari organisasi atau bidang-bidang bagaiannya.
h. Pengawasan Operatif
Pengawasan operatif adalah mengukur
efesiensi perbuatan dari waktu ke waktu
yang ditunjukan pada bidang-bidang yang memerlukan tindakan pembetulan dan
perbaikan.
i.
Pengawasan
Intern
Kegiatan yang dilakukan oleh orang
yang berada dalam organisasi dikenal dengan pengawasan intern atau pengawasan
maupun pimpinan orang tersebut.
j.
Pengawasan
ekstren
Pengawasan ekstren atau disebut
juga dengan oengawasan dari masyarakat ataupun dari pejabat pengawasan
fungsional diluar organisasi. Pengawasan ekstren merupakan pengawasan yang
dilakukan oleh orang-orang yang ada diluar organisasi.
Kriteria Monitoring
Kriteria yang dipakai
sebagai dasar monitoring adalah yang berkaitan dengan hal-hal sbb :
a. Estimasi hasil pekerjaaan,
sampai seberapa jauh pelaksanaan kegiataan pada saat monitoring dilakukan
apakah pelaksanaa tersebut sesuai dengan rencana yang ditetapkan.
b. Estimasi penggunaan dana yang telah
dikeluarkan, sampai seberapa besar dana yang telah dialokasikan dan apakah
pengeluaran dana tersebut sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.
c. Estimasi pengeluaran tiap periode
kegiatan. Umumnya lama kegiatan ini adalah tiap bulan. Jadi
berapa besar pengeluaran tiap bulannya. Dari data ini dapat diliat apakah
pengeluaran tersebut sesuai dengan rencana apakah jumlah pengeluaran tersebut
sesuai dengan rencana dan apakah jumlah pengeluaran tersebut cukup rasional
bila dibandingkan dengan volume pekerjaan.
d. Estimasi penyusutan alat-alat yang
dipakai. Sebab besar-kecilnya penyusutan akan mempengaruhi
perhitungan kebutuhan biaya.
e. Estimasi efisiensi alokasi sumber
daya
; misalnya apakah sumber daya yang telah dilaksanakan dengan efisien atau
apakah produktivitas tenaga kerja telah dicapai untuk tujuan efisiensi
tersebut.
Pentingnya Monitoring (Pengawasan)
Pengawsan sebagai salah
satu fungsi manajemen yang berguna untuk mengetahui sampai seberapa jauh
pelaksanaan suatu kegiatan dapat dilaksanakan, dan apakah sesuai dengan rencana
yang telah ditetapkan sebelumnya atau tidak, dan dengan adanya kegiatan
pengawsan tercapai efisiensi dan efektifitas dalam organisasi. Ada beberapa
faktor yang menyebabkan pengawasan semakin diperlukan bagi setiap organisasi,
diantaranya adalah sebagai berikut :
a. Perubahan lingkungan organisasi
Dalam kenyataannya lingkungan
organisasi selalu berubah sesuai dngan tuntutan organisasi dan perkembangan
kebutuhan pasar. Perubahan lingkungan organisasi terjadi terus-menurus dan
tidak dapat dihindari, seperti munculnya inovasi produk dan persaingan baru,
ditemukannya bahan baku baru, adanya peraturan pemerintah baru dan sebagainya.
b. Peningkatan kompleksitas organisasi
Setiap organisasi selalu
mengutamakan efektifitas dan efisiensi dalam melaksanakan pekerjaan untuk mencapai tujuan. Oleh sebab
itu diperlukan pengawasan untuk mewujudkannya. Organisasi besar memerlukan
pengawasan yang lebih formal dan hati-hati. Berbagai jenis produk harus diawasi
untuk menjamin bahwa kualitas kerja dan produksi tetap terjaga.
c. Kesalahan-kesalahan
Dalam pelaksanaan pekerjaan,
memungkinkan terjadinya kesalahan-kesalahan,baik yang dilakukan pimpinan maupun
bawahan. Apabila para bawahan tidak pernah membuat kesalahan, manajer dapat
secara sederhana melakukan fungsi pengawasan. Akan tetapi kebanyakan anggota
organisasi sering membuat kesalahan.
d. Kebutujan manajer mendelegasikan
wewenang
Dalam pelaksanaan tugas
sehari-hari, seorang manajer seringkali mendelegsikan wewenang dan
tanggungjawabnya kepada bawahan yang dipercayainya. Apabila manajer
mendelegasikan wewenang pada bawahannya tanggung jawab atasan itu sendiri tidak
berkurang. Satu-satunya cara manajer dapat menentukan apakah bawahan telah
melakukan tugas-tugas yang telah dilimpahkan kepadanya adalah dengan
mengimplementasikan sistem pengawasan.
e. Menjamin tercapai tujuan
Kegiatan pengawasana dalam
prakteknya dapet menjamin tercapainya tujuan organisasi secara efektif dan
efisien, karena pengawasan salah satu aspek yang memeriksa, membandingkan dan
mngevaluasi apakah rencana sesuai dengan pelaksanaan kegiatan di lapangan.
f. Pengawasan dapat menjaga pemborosan
Kegiatan organisasi yang kurang
pengontrolan, akan mengakibatkan pemborosan, karena tidak adanya monitoring dan
evaluasi terhadap kegiatan dan hasil pekerjaan.
Langkah-langkah Monitoring
Monitoring
dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut:
1. Menyusun
Rancangan Monitoring
a. Tujuan
b. Sasaran/Aspek
yang akan dimonitor
c. Faktor
Pendukung dan Penghambat
d. Pendekatan,
Teknik, dan Instrumen
e. Waktu dan Jadwal Monitoring
f. Biaya
2. Melaksanakan Monitoring
3. Menyusun
dan Melaporkan hasil kepada pihak pengelola/penyelenggaran program.
Daftar Pustaka
Arikunto,
Suharsimi dan Jabar, Cepi Safruddin Abdul. 2009. Evaluasi Program Pendidikan.
Jakarta: Bumi Aksara. Hal.125
Mukhneri.
2010. Pengawasan Pendidikan. Jakarta:
BPJM PRESS