Pengertian koordinasi, kooperasi dan sinergis
Koordinasi adalah suatu usaha kerja sama antara badan, instansi, unit dalam pelaksanaan tugas-tugas tertentu, sehingga terdapat saling mengisi, saling membantu dan saling melengkapi.
• Orang yang menggerakkan / mengkoordinasi unsur-unsur manajemen untuk mencapai tujuan disebut koordinator (manajer).
Teori-teori koordinasi :
a. Menurut E. F. L. Brech dalam bukunya, The Principle and Practice of Management :
• Koordinasi adalah mengimbangi dan menggerakkan tim dengan memberikan lokasi
kegiatan pekerjaan yang cocok kepada masing-masing dan menjaga agar kegiatan itu
dilaksanakan dengan keselarasan yang semestinya di antara para anggota itu sendiri.
b. Menurut G. R. Terry dalam bukunya, Principle of Management :
• Koordinasi adalah suatu usaha yang sinkron / teratur untuk menyediakan jumlah dan
waktu yang tepat dan mengarahkan pelaksanaan untuk menghasilkan suatu tindakan
yang seragam dan harmonis pada sasaran yang telah ditentukan.
• Orang yang menggerakkan / mengkoordinasi unsur-unsur manajemen untuk mencapai tujuan disebut koordinator (manajer).
Teori-teori koordinasi :
a. Menurut E. F. L. Brech dalam bukunya, The Principle and Practice of Management :
• Koordinasi adalah mengimbangi dan menggerakkan tim dengan memberikan lokasi
kegiatan pekerjaan yang cocok kepada masing-masing dan menjaga agar kegiatan itu
dilaksanakan dengan keselarasan yang semestinya di antara para anggota itu sendiri.
b. Menurut G. R. Terry dalam bukunya, Principle of Management :
• Koordinasi adalah suatu usaha yang sinkron / teratur untuk menyediakan jumlah dan
waktu yang tepat dan mengarahkan pelaksanaan untuk menghasilkan suatu tindakan
yang seragam dan harmonis pada sasaran yang telah ditentukan.
Menurut tinjauan manajemen, koordinasi menurut Terry meliputi :
1. Jumlah usaha baik secara kuantitatif, maupun secara kualitatif
2. Waktu yang tepat dari usaha-usaha tersebut
3. Directing atau penentuan arah usaha-usaha tersebut
1. Jumlah usaha baik secara kuantitatif, maupun secara kualitatif
2. Waktu yang tepat dari usaha-usaha tersebut
3. Directing atau penentuan arah usaha-usaha tersebut
Syarat-syarat koordinasi :
1. Sense of Cooperation, perasaan untuk saling bekerja sama, dilihat per bagian.
2. Rivalry, dalam perusahaan besar, sering diadakan persaingan antar bagian, agar saling berlomba untuk kemajuan.
3. Team Spirit, satu sama lain per bagian harus saling menghargai.
4. Esprit de Corps, bagian yang saling menghargai akan makin bersemangat.
1. Sense of Cooperation, perasaan untuk saling bekerja sama, dilihat per bagian.
2. Rivalry, dalam perusahaan besar, sering diadakan persaingan antar bagian, agar saling berlomba untuk kemajuan.
3. Team Spirit, satu sama lain per bagian harus saling menghargai.
4. Esprit de Corps, bagian yang saling menghargai akan makin bersemangat.
Sifat-sifat koordinasi :
1. Koordinasi adalah dinamis, bukan statis.
2. Koordinasi menekankan pandangan menyeluruh oleh seorang manajer dalam kerangka mencapai sasaran.
3. Koordinasi hanya meninjau suatu pekerjaan secara keseluruhan.
1. Koordinasi adalah dinamis, bukan statis.
2. Koordinasi menekankan pandangan menyeluruh oleh seorang manajer dalam kerangka mencapai sasaran.
3. Koordinasi hanya meninjau suatu pekerjaan secara keseluruhan.
Cara mengadakan Koordinasi :
1. Memberikan keterangan langsung dan secara bersahabat. Keterangan mengenai pekerjaan saja tidak cukup, karena tindakan yang tepat haru sdiambil untuk menciptakan, menghasilkan koordinasi yang diharapkan.
2. Mensosialisasikan tujuan kepada para anggota, agar tujuan tersebut berjalan secara
bersama, tidak sendiri-sendiri.
3. Mendorong anggota untuk bertukar pikiran, mengemukakan ide, dll.
4. Mendorong anggota untuk berpartisipasi dalam tingkat perumusan dan penciptaan sasaran.
Coordination dan Cooperation :
- Koordinasi berhubungan dengan sinkronisasi, jumlah, waktu, arah dan mempunyai arti lebih luas daripada kooperasi.
- Kooperasi adalah tindakan bersama oleh sejumlah orang terhadap tujuan yang sama.
1. Memberikan keterangan langsung dan secara bersahabat. Keterangan mengenai pekerjaan saja tidak cukup, karena tindakan yang tepat haru sdiambil untuk menciptakan, menghasilkan koordinasi yang diharapkan.
2. Mensosialisasikan tujuan kepada para anggota, agar tujuan tersebut berjalan secara
bersama, tidak sendiri-sendiri.
3. Mendorong anggota untuk bertukar pikiran, mengemukakan ide, dll.
4. Mendorong anggota untuk berpartisipasi dalam tingkat perumusan dan penciptaan sasaran.
Coordination dan Cooperation :
- Koordinasi berhubungan dengan sinkronisasi, jumlah, waktu, arah dan mempunyai arti lebih luas daripada kooperasi.
- Kooperasi adalah tindakan bersama oleh sejumlah orang terhadap tujuan yang sama.
jenis koordinasi
Koordinasi dibedakan atas :
1. Koordinasi vertikal, tindakan-tindakan atau kegiatan penyatuan, pengarahan yang dijalankan oleh atasan terhadap kegiatan unit-unit, kesatuan kerja yang ada di bawah wewenang dan tanggung jawabnya.
1. Koordinasi vertikal, tindakan-tindakan atau kegiatan penyatuan, pengarahan yang dijalankan oleh atasan terhadap kegiatan unit-unit, kesatuan kerja yang ada di bawah wewenang dan tanggung jawabnya.
2. Koordinasi horisontal, tindakan-tindakan atau kegiatan penyatuan, pengarahan yang dijalankan terhadap kegiatan dalam tingkat organisasi yang setingkat.
Koordinasi horisontal terbagi :
a. Interdiciplinary, Koordinasi dalam rangka mengarahkan, menyatukan tindakan,
mewujudkan, menciptakan disiplin antara unit yang satu dengan unit yang lain secara
intern maupun ekstern pada unit-unit yang sama tugasnya.
b. Inter-Related, koordinasi antar badan (instansi). Unit-unit yang fungsinya berbeda, tetapi
instansinya saling berkaitan secara intern-ekstern yang selevel.
a. Interdiciplinary, Koordinasi dalam rangka mengarahkan, menyatukan tindakan,
mewujudkan, menciptakan disiplin antara unit yang satu dengan unit yang lain secara
intern maupun ekstern pada unit-unit yang sama tugasnya.
b. Inter-Related, koordinasi antar badan (instansi). Unit-unit yang fungsinya berbeda, tetapi
instansinya saling berkaitan secara intern-ekstern yang selevel.
tujuan dan manfaat koordinasi
Ada beberapa tujuan koordinasi dalam sebuah organisasi. Apabila dalam organisasi dilakukan koordinasi secara efektif maka ada beberapa manfaat yang didapatkan.
Menurut T. Hani Handoko (1999) Adapun manfaat koordinasi antara lain:
- Dengan koordinasi dapat dihindarkan perasaan terlepas satu sama lain, antara satuan-satuan organisasi atau antara pejabat yang ada dalam organisasi.
- Menghindari suatu pendapat atau perasaan bahwa satuan organisasi atau pejabat merupakan yang paling penting.
- Menghindari kemungkinan timbulnya pertentangan antara bagian dalam organisasi.
- Menghindari terjadinya kekosongan pekerjaan terhadap suatu aktifitas dalam organisasi.
- Menimbulkan kesadaran diantara para pegawai untuk saling membantu.
Jelas manfaat koordinasi sangat menentukan terselenggaranya usaha yang telah diprogramkan untuk mencapai hasil yang diharapkan. Tetapi apabila koordinasi tidak melaksanakan atas departementasi dan pembagian kerja, akan menimbulkan organisasi yang berjalan sendiri-sendiri tanpa ada kesatuan arah.
Menurut Hasibuan (2001) koordinasi penting dalam suatu organisasi, yakni:
- Untuk mencegah terjadinya kekacauan, percecokan, dan kekembaran atau kekosongan pekerjaan.
- Agar orang-orang dan pekerjaannya diselaraskan serta diarahkan untuk pencapaian tujuan perusahaan
- Agar sarana dan prasarana dimanfaatkan untuk mencapai tujuan.
- Supaya semua unsur manajemen dan pekerjaan masing-masing individu pegawai harus membantu tercapainya tujuan organisasi.
- Supaya semua tugas, kegiatan, dan pekerjaan terintegrasi kepada sasaran yang diinginkan.
Jadi koordinasi sangat penting dalam mengarahkan para bawahan untuk mencapai tujuan yang sesuai dengan apa yang direncanakan perusahaan.
Prinsip koordinasi
Karena adanya pembagian tugas/kerja dalam organisasi maka individu-individu atau kelompok-kelompok dalam organisasi merupakan bagian dari organisasi yang masing-masing mempunyai fungsi dan tujuan sendiri - sendiri oleh karena itu perlu dan harus diarahkan guna mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.
Prinsip- prinsip koordinasi tersebut antara lain :
1. Prinsip kesatuan arah dan tujuan.
2. Prinsip kesepakatan tentang kegiatan atau tindakan yang harus dilakukan masing-masing pihak, termasuk target dan jadwalnya.
3. Prinsip ketaatan dan loyalitas.
4. Prinsip saling tukar informasi kegiatan, hasil yang dicapai dan masalah yang dihadapi.
5. Prinsip saling menghormati, saling percaya dan saling membantu.
6. Prinsip Profesionalitas.
7. Prinsip saling dapat dipercaya.
8. Prinsip Ketepatan penggunaan alat koordinasi.
9. Prinsip Efisiensi
10. Prinsip adanya koordinator atau pemimpin yang menggerakan dan memonitor seluruh pelaksanaan kerjasama dalam organisasi dan mengerti serta mampu memecahkan masalah-masalah yang dihadapi.
Prinsip- prinsip koordinasi tersebut antara lain :
1. Prinsip kesatuan arah dan tujuan.
2. Prinsip kesepakatan tentang kegiatan atau tindakan yang harus dilakukan masing-masing pihak, termasuk target dan jadwalnya.
3. Prinsip ketaatan dan loyalitas.
4. Prinsip saling tukar informasi kegiatan, hasil yang dicapai dan masalah yang dihadapi.
5. Prinsip saling menghormati, saling percaya dan saling membantu.
6. Prinsip Profesionalitas.
7. Prinsip saling dapat dipercaya.
8. Prinsip Ketepatan penggunaan alat koordinasi.
9. Prinsip Efisiensi
10. Prinsip adanya koordinator atau pemimpin yang menggerakan dan memonitor seluruh pelaksanaan kerjasama dalam organisasi dan mengerti serta mampu memecahkan masalah-masalah yang dihadapi.
karakteristik koordinasi yang efektif
Masalah – masalah pencapaian koordinasi yang efektif
Empat tipe perbedaan dalam sikap dan cara kerja di antara bermacam-macam individu dan departemen-departemen dalam organisasi menurut Paul R. Lawrence dan Jay W. Lorch adalah:
- Perbedaan dalam orientasi terhadap tujuan tertentu.
Para anggota dari departemen yang berbeda mengembangkan pandangan-pandangan mereka sendiri tentang bagaimana cara mencapai kepentingan organisasi yang baik.
- Perbedaan dalam oriantasi waktu
Manajer akan lebih memperhatikan masalah-masalah yang harus dipecahkan segera atau dalam periode waktu pendek. Bagian penelitian dan pengembangan lebih terlibat dengan masalah-masalah jangka panjang.
- Perbedaan dalam orientasi antar pribadi.
Kegiatan produksi memerlukan komunikasi dan pembuatan keputusan yang cepat agar prosesnya lancar, sedang bagian penelitian dan pengembangan mungkin dapat lebih santai dan setiap orang dapat mengemukakan pendapat serta berdiskusi satu dengan yang lain.
- Perbedaan dalam formalitas struktur.
Setiap tipe satuan dalam organisasi mungkin mempunyai metoda-metoda dan standar-standar yang berbeda untuk mengevaluasi program terhadap tujuan dan untuk balas jasa bagi karyawan.
PENDEKATAN UNTUK MENCAPAI KOORDINASI YANG EFEKTIF
Menggunakan pendekatan teknik-teknik dasar manajemen yang berupa hirarki manajerial, rencana dan tujuan sebagai dasar bertindak.
1. Teknik-Teknik Dasar Manajemen
a. Hirarki manajemen terdiri atas rantai perintah, aliran informasi dan kerja, wewenang formar, hubungan tanggung jawab dan akuntabilitas yang jelas sehingga menimbulkan integritas bila diformulasikan dengan jelas serta dilaksanakan dengan arahan yang tepat.
b. Aturan dan prosedur, merupakan keputusan-keputusan yang dibuat untuk mengatur kejadian-kejadian rutin.
c. Penerapan rencana dan penetapan tujuan dilakukan untuk mengkoordinasikan melalui pengarahan dalam mencapai sasaran yang sama untuk tiap satuan organisasi
2. Meningkatkan koordinasi potensial bila tiap bagian saling tergantung satu dengan lainnya serta lebih luas dalam ukuran dan fungsi. Koordinasi ini dapat ditingkatkan dengan melalui dua cara, yaitu :
a. Investasi dalam sistem informasi vertikal, penyaluran data-data melalui tingkatan-tingkatan organisasi. Komunikasi ini bisa di dalam atau di luar lantai perintah.
b. Menciptalkan hubungan lateral (horizontal), dengan membiarkan informasi dipertukarkan dan keputusan dibuat pada tingkat dimana informasi diperlukan.
Ada beberapa hubungan lateral :
- Hubungan langsung
- Hubungan kelompok langsung
- Hubungan silang
3. Mengurangi kebutuhan akan koordinasi, ada dua metode pengurangan kebutuhan koordinasi, yaitu :
a. Penciptaan sumberdaya tambahan yang memberikan kelonggaran bagi satuan kerja, misalnya penambahan tenaga kerja, bahan dasar dan pembantu, modal, pengurangan tugas dan masalah-masalah yang timbul sekarang.
b. Penciptaan tugas – tugas yang dapat berdiri sendiri, dengan cara mengubah karakter satuan organisasi.
Menggunakan pendekatan teknik-teknik dasar manajemen yang berupa hirarki manajerial, rencana dan tujuan sebagai dasar bertindak.
1. Teknik-Teknik Dasar Manajemen
a. Hirarki manajemen terdiri atas rantai perintah, aliran informasi dan kerja, wewenang formar, hubungan tanggung jawab dan akuntabilitas yang jelas sehingga menimbulkan integritas bila diformulasikan dengan jelas serta dilaksanakan dengan arahan yang tepat.
b. Aturan dan prosedur, merupakan keputusan-keputusan yang dibuat untuk mengatur kejadian-kejadian rutin.
c. Penerapan rencana dan penetapan tujuan dilakukan untuk mengkoordinasikan melalui pengarahan dalam mencapai sasaran yang sama untuk tiap satuan organisasi
2. Meningkatkan koordinasi potensial bila tiap bagian saling tergantung satu dengan lainnya serta lebih luas dalam ukuran dan fungsi. Koordinasi ini dapat ditingkatkan dengan melalui dua cara, yaitu :
a. Investasi dalam sistem informasi vertikal, penyaluran data-data melalui tingkatan-tingkatan organisasi. Komunikasi ini bisa di dalam atau di luar lantai perintah.
b. Menciptalkan hubungan lateral (horizontal), dengan membiarkan informasi dipertukarkan dan keputusan dibuat pada tingkat dimana informasi diperlukan.
Ada beberapa hubungan lateral :
- Hubungan langsung
- Hubungan kelompok langsung
- Hubungan silang
3. Mengurangi kebutuhan akan koordinasi, ada dua metode pengurangan kebutuhan koordinasi, yaitu :
a. Penciptaan sumberdaya tambahan yang memberikan kelonggaran bagi satuan kerja, misalnya penambahan tenaga kerja, bahan dasar dan pembantu, modal, pengurangan tugas dan masalah-masalah yang timbul sekarang.
b. Penciptaan tugas – tugas yang dapat berdiri sendiri, dengan cara mengubah karakter satuan organisasi.
