MONITORING

Pengertian Monitoring

Pengertian dan definisi pengawasan telah banyak dan panjang lebar dibicarakan para ahli. Beikut pengertian monitoring ( pengawasan ) menurut para ahli :

1.      Siagian ( 1970 : 107 ) : mengemukakan bahwa “pengawasan” sebagai proses pengamatan dari pada pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi untuk menjalin agar semua pekerjaan yang sedang dilaksanakan berjalan sesuai dengan rencana yang telah di tentukan sebelumnya

2.      Handoko (1995:359) : mendefinisikan pengawasan sebagai proses untuk menjamin bahwa tujuan-tujuan organisasi dan manajemen tercapai. Hal ini berkaitan dengan cara-cara membuat kegiatan-kegiatan sesuai dengan yang direncanakan.

3.      Sarwoto (1987:93) : menjelaskan “pengawasa adalah kegiatan manajer yang mengusahakan agar pekrjaan-pekerjaan terlaksana sesuai dengan rencana yang ditetapkan dan atau hasil yang dikehendaki”.

4.      Soekarno K (1968:107) : mendefinisikan pengawsan sebagai “suatu proses yang menentukan tentang apa yang harus dikerjakan, agar apa yang diselenggarakan sejalan dengan rencana”.

5.      Tery : menjelaskan pengawasan adalah untuk menentukan apa yang telah dicapai, mengadakan evaluasi atasnya, dan mengambil tindakan-tindakan korektif apabila diperlukan, untuk menjamin agar hasilnya sesuai dengan rencana ( winardi,1986 )

6.      Newman ( 1977) : mengemukakan bahwa pengawasan adalah suatu usaha untuk menjamin agar pelaksanaan sesuai dengan rencana.

7.      Fayol : menjelaskan pengawsan terdiri dari pengujian apakah segala sesuatu berlangsung sesuai dengan rencana yang telah ditentukan, dengan intruksi yang telah diberikan dan dengan prinsip-prinsip yang telah digariskan. Ia bertujuan unutk menunjukan kelemahan-kelemahan dan kesalahan-kesalahan dengan maksud unutk memperbaikinya dan mencegah terulangnya kembali ( Manullang,1976:136).

Prinsip Monitoring (Pengawasan) 

Prinsip pengawasan sangat diperlukan oleh seorang pimpinan atau manajer dalam membandingkan rencana dengan pelaksanaan adalah sebagai berikut :

a.       Prinsip perencanaan merupakan suatu standar atau alat pengukur dari pada suatu pekerjaan yang. Rencana menjadi petunjuk apakah sesuatu pelaksanaan pekerjaan berhasil atau tidak.

b.      Prinsip wewenang merupakan suatu kegiatan pemimpin dalam memberikan kepercayaan kepada bawahan dalam melakukan sistem pengawasan. Wewenang dan instruksi-instruksi yang jelas harus dapat diberikan kepada bawahan, karena berdasarkan pelimpahan wewenang dapat diketahui apakah bawahan sudah melaksanakan tugas-tugasnya dengan baik.

c.       Prinsip tercapainya tujuan. Pengawasan harus ditujukan kearah tercapainya tujuan, yaitu dengan mengadakan perbaikan (koreksi) unutk menghindarkan penyimoangan-penyimpangan dari rencana yang disusun sebelumnya.

d.      Prinsip efisiensi. Pengawasan dikatakan efisien apabila dapat menghindarkan penyimpangan dari perencanaan, sehingga tidak menimbulkan hal-hal lain yang diluar dugaan.

e.       Prinsip tanggung jawab. Pelaksaaan pengawasan yang efektif dan efisien menurut tanggung jawab penuh dari seorang pimpinan atau manajer terhadap pelaksanaan rencana organisasi.

f.       Prinsip masa depan. Kegiatan pengawsan yang efektif dan efisien harus ditunjukkan kearah pencegahan penyimpangan perencanaan yang akan terjadi baik pada waktu sekarang maupun pada masa yang akan datang.

g.      Prinsip pengawasan langsung. Teknik pengawsan yang paling efektif adalah mengusahakan adanya manjer bawahan yang berkualitas baik.pengawsan itu dilakukan oleh manajer atas dasar bahwa manusia itu sering berbuat salah.

h.      Prinsip penyesuaian dengan organisasi. Pengawsan yang dilakukan hendaknya sesuai dengan struktur organisasi. Manajer dan bawahannnya merupakan sarana unutk melaksanakan rencana. Dengan demikian pengawasan yang efektif harus disesuaikan dengan besarnya wewenang manajer, sehingga mencerminkan struktur organisasi.

i.        Prinsip pengawsan individual. Pengawsan harus sesuai dengan kebutuhan manajer. Teknik pengawasan harus ditunjukkan terhadap kebutuhan-kebutuhan akan informasi setiap manajer. Ruang lingkup informasi yang dibutuhkan itu berbeda satu sama lain, tergantung

pada tingkat dan tugas manajer.

j.        Prinsip standar. Pengawasan efektif dan efisien dalam organisasi memerlukan standar yang tepat, dan akan dipergunakan sebagai acuan atau alat ukur pelaksanaan dan tujuan yang dicapai.

 Tujuan dan Fungsi Monitoring (Pengawasan)

Tujuan pengawasan adalah menjaga dan mendorong agar pelaksanaan tugas pokok organisasi dapat berjalan lancar, berguna, berhasil guna atau tetap guna. Agar fungsi pengawasan dapat berjalan secara efeltif dan efisien, maka fungsi pengawasan dapat dilaksanakan melalui kegiatan sebagai berikut :

a.       Pemeriksaan, yang dilakukan terhadap setiap satuan kerja di lingkungan organisasi atau lembaga mengenai pelaksanaan program, penataan dan pemanfaatan tenaga, uang, perlengkapan, dan ketaatan terhadap peraturan perundang-undangam yang berlaku, secara berdaya guna, berhasil guna.

b.      Pengujian dan penilaian yang dilakukan terhadap hasil yang dilaporkan terhadap hasil yang dilaporkan secara berkala atau sewaktu-waktu dari setiap bagian yang ada pada organisasi atau lembaga bidang keja di lingkungannya.

c.       Pengurusan yang dilakukan untuk meneliti mengenai kebenran laporan atau pengaduan tentang hambatan, penyimpangan atau penyalahgunaan di bidang teknik operasional dan teknik administrasi dan manajemen pada setiap Satuan Kerja di lingkungan organisasi atau lembaga.

d.      Peninjauan, yang dilakukan dengan menyaksikan langsung pada tempat pelaksanaan kegiatan untuk mendapatkan gambar menyeluruh tentang pelaksanaan program.

e.       Pengamatan dan pemantauan, yang dilakukan dengan menyaksiakan langsung pada tempat pelaksanaan kegiatan untuk menampung masalah yang timbul dalam proses pelakasanaan program berdasarkan laporan dan informasi.

f.       Kunjungan staf , yang dilakukan dengan, mendatangi langsung ketempat yang diawasi oleh anggota staf teknik atau administratif untuk mendapatkan informasi data mengenai pelaksanaan sesuatu kebijaksanaan atau ketentuan atasan, dan bila mana perlu memberikan petunjuk bagaimana cara melaksanakan kegiatan operasional.

g.      Pembinaan yang dilakukan oleh pimpinan terhadap aparatur bawahannya supaya berbuat dan melakukan tugasnya sesuai dengan petunjuk,pedoman,dan kebijaksanaan yang telah diberikan.

h.      Pengendalian yang dilakukan terhadap bawahannya supaya tidak menyimpang atau bertentangan dengan ketentuan yang berlaku dan apabila terjadi penyimpangan atau bertentangan dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku, maka diikuti dengan langkah perbaikan.

i.        Penertiban,yang dilakukan dengan tindakan administrasi atau tindakan lainnya sesuai dengan kewenangan  terhadap aparatur  yang dipimpinnya yang melakukan perbuatan dan tindakan melanggar perundang-undangan yang berlaku.

j.        Mengusahakan suatu struktur yang terorganisir dengan baik dan sederhana untuk menghilangkan salah pengertian.

k.      Mengusahakan supervisi yang kuat untuk menghilangkan jurang pemisah yang terjadi dalam keseluruan program.

l.        Mengusahakan informasi yang akurat dalam rangka pembuatan keputusan dan penilaian terhadap pelaksanaan kerja.

m.    Pencapaian hasil,yaitu hasil yang dicapai harus sesuai dengan tujuan yang telah lebih dulu ditetapkan.pelaksanaan program akan membuahkan hasil sebagaimana yang diharapkan,kalau tidak terjadi penyimpangan program.

n.      Meningkatkan keterampilan kerja. Dalam monitoring berusaha mengetahui,berusaha memonitor kemampuan dan keterampilan para personil.apabila pimpinan mengetahui adanya kekurangan,maka segera mengambil inisiatif untuk mengatasinya,sehingga para personil dapat menjalankan tugasnya sebagaimana yang dituntut dalam rencana yang ditetapkan sebelumnya.

o.      Mendapatkan atau memperoleh umpan balik. Artinya pengawasan yang dilakukan dan dilaksanakan akan memperoleh pengalaman dan penemuan-penemuan yang dapat dipergunakan sebagai bahan untuk penyempurnaan kegiatan pengawasan berikutnya dalam organisasi.

Jenis Monitoring (Pengawasan)

Dalam pandangan para ahli terhadap perbedaan-perbedaan yang berhubungan dengan  jenis pengawasan sesuai dengan pemahaman mereka masing-masing , diantaranya adalah sebagai berikut :

a.       Pengawasan Preventif

Usaha-usaha pengawasan yang dilakukan pimpinan terhadap pekerjaan yang dilakukan pegawai dilihat sebelum terjadinya penyimpangan-penyimpangan dalam pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan sebelumnya s=dapat dilakukan dengan pengawasan preventif. Manulang (1981) mengemukakan bahwa pengawasan preventif adalah pengawasan yang dilakukan sebelum terjadinya penyelewengan-penyelewengan, kesalahan-kesalahan atau deviasi.

b.      Pengawasan Represip

Pengawasan yang dilakuakan pada akhir kegiatan dikenal dengan pengawasan represif. “pengawasan yang dilakukan setelah pekerjaan atau kegiatan dilaksanakan”.

c.       Pengawasan Langsung

Jenis pengawasan berikutnya adalah pengawasan langsung atau dapat juga dikatakan sebagai kegiatan monitoring. Pengawasan langsung adalah pengawasan yang dilakukan dengan cara mengunjungi dan melakukan pemeriksaan ditempat terjadinya pelaksanaan pekerjaan, apakah berhubungan dengan pekerjaan yang dilakukan pengawas dan pemimpin organisasi.

d.      Pengawasan tidak langsung

Pengawasan tidak langsung dilakukan pemimpin dengan melihat dokumen-dokumen, tanpa langsung melihat ke lapangan tempat dilaksanankannya pekerjaan.

e.       Pengawasan Formal

Pengawasan formal sebagai pengawasan resmi oleh lembaga-lemabag pengawasan maupun oleh aparat pengawasan yang mempunyai legalitas tugas dalam bidang pengawasan.

f.       Pengawasan Non-formal

Pengawasan nonformal sebagai pengawasan yang dilakukan masyarakat berfungsi sebagai “social control”. Pengawasan nonformal adalah pengawasan yang dilakukan oleh masyarakat, baik langsung maupun tidak langsung.

g.      Pengawasan Administratif

Pengawasan Administratif sebagai kegiatan yang melihat pekerjaan dari ketatalaksanaan pelaksanaan program kerja organisasi atau perusahaan. Pengawasan administratif adalah pengawasan yang menilai perbuatan keseluruhan dari organisasi atau bidang-bidang bagaiannya.

h.      Pengawasan Operatif

Pengawasan operatif adalah mengukur efesiensi  perbuatan dari waktu ke waktu yang ditunjukan pada bidang-bidang yang memerlukan tindakan pembetulan dan perbaikan.

i.        Pengawasan Intern

Kegiatan yang dilakukan oleh orang yang berada dalam organisasi dikenal dengan pengawasan intern atau pengawasan maupun pimpinan orang tersebut.

j.        Pengawasan ekstren

Pengawasan ekstren atau disebut juga dengan oengawasan dari masyarakat ataupun dari pejabat pengawasan fungsional diluar organisasi. Pengawasan ekstren merupakan pengawasan yang dilakukan oleh orang-orang yang ada diluar organisasi.

 Kriteria Monitoring

Kriteria yang dipakai sebagai dasar monitoring adalah yang berkaitan dengan hal-hal sbb :

a.       Estimasi hasil pekerjaaan, sampai seberapa jauh pelaksanaan kegiataan pada saat monitoring dilakukan apakah pelaksanaa tersebut sesuai dengan rencana yang ditetapkan.

b.      Estimasi penggunaan dana yang telah dikeluarkan, sampai seberapa besar  dana yang telah dialokasikan dan apakah pengeluaran dana tersebut sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.

c.       Estimasi pengeluaran tiap periode kegiatan. Umumnya lama kegiatan ini adalah tiap bulan. Jadi berapa besar pengeluaran tiap bulannya. Dari data ini dapat diliat apakah pengeluaran tersebut sesuai dengan rencana apakah jumlah pengeluaran tersebut sesuai dengan rencana dan apakah jumlah pengeluaran tersebut cukup rasional bila dibandingkan dengan volume pekerjaan.

d.      Estimasi penyusutan alat-alat yang dipakai. Sebab besar-kecilnya penyusutan akan mempengaruhi perhitungan kebutuhan biaya.

e.       Estimasi efisiensi alokasi sumber daya ; misalnya apakah sumber daya yang telah dilaksanakan dengan efisien atau apakah produktivitas tenaga kerja telah dicapai untuk tujuan efisiensi tersebut.

Pentingnya Monitoring (Pengawasan)

Pengawsan sebagai salah satu fungsi manajemen yang berguna untuk mengetahui sampai seberapa jauh pelaksanaan suatu kegiatan dapat dilaksanakan, dan apakah sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan sebelumnya atau tidak, dan dengan adanya kegiatan pengawsan tercapai efisiensi dan efektifitas dalam organisasi. Ada beberapa faktor yang menyebabkan pengawasan semakin diperlukan bagi setiap organisasi, diantaranya adalah sebagai berikut :

a.       Perubahan lingkungan organisasi

Dalam kenyataannya lingkungan organisasi selalu berubah sesuai dngan tuntutan organisasi dan perkembangan kebutuhan pasar. Perubahan lingkungan organisasi terjadi terus-menurus dan tidak dapat dihindari, seperti munculnya inovasi produk dan persaingan baru, ditemukannya bahan baku baru, adanya peraturan pemerintah baru dan sebagainya.

b.      Peningkatan kompleksitas organisasi

Setiap organisasi selalu mengutamakan efektifitas dan efisiensi dalam melaksanakan  pekerjaan untuk mencapai tujuan. Oleh sebab itu diperlukan pengawasan untuk mewujudkannya. Organisasi besar memerlukan pengawasan yang lebih formal dan hati-hati. Berbagai jenis produk harus diawasi untuk menjamin bahwa kualitas kerja dan produksi tetap terjaga.

c.       Kesalahan-kesalahan

Dalam pelaksanaan pekerjaan, memungkinkan terjadinya kesalahan-kesalahan,baik yang dilakukan pimpinan maupun bawahan. Apabila para bawahan tidak pernah membuat kesalahan, manajer dapat secara sederhana melakukan fungsi pengawasan. Akan tetapi kebanyakan anggota organisasi sering membuat kesalahan.

d.      Kebutujan manajer mendelegasikan wewenang

Dalam pelaksanaan tugas sehari-hari, seorang manajer seringkali mendelegsikan wewenang dan tanggungjawabnya kepada bawahan yang dipercayainya. Apabila manajer mendelegasikan wewenang pada bawahannya tanggung jawab atasan itu sendiri tidak berkurang. Satu-satunya cara manajer dapat menentukan apakah bawahan telah melakukan tugas-tugas yang telah dilimpahkan kepadanya adalah dengan mengimplementasikan sistem pengawasan.

e.       Menjamin tercapai tujuan

Kegiatan pengawasana dalam prakteknya dapet menjamin tercapainya tujuan organisasi secara efektif dan efisien, karena pengawasan salah satu aspek yang memeriksa, membandingkan dan mngevaluasi apakah rencana sesuai dengan pelaksanaan kegiatan di lapangan.

f.       Pengawasan dapat menjaga pemborosan

Kegiatan organisasi yang kurang pengontrolan, akan mengakibatkan pemborosan, karena tidak adanya monitoring dan evaluasi terhadap kegiatan dan hasil pekerjaan.

Langkah-langkah Monitoring

            Monitoring dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut:

1.      Menyusun Rancangan Monitoring

a.       Tujuan

b.      Sasaran/Aspek yang akan dimonitor

c.       Faktor Pendukung dan Penghambat

d.      Pendekatan, Teknik, dan Instrumen

e.        Waktu dan Jadwal Monitoring

f.       Biaya

2.       Melaksanakan Monitoring

3.  Menyusun dan Melaporkan hasil kepada pihak pengelola/penyelenggaran program.

Daftar Pustaka

Arikunto, Suharsimi dan Jabar, Cepi Safruddin Abdul. 2009. Evaluasi Program Pendidikan. Jakarta: Bumi Aksara. Hal.125

http://file.upi.edu/Direktori/FIP/JUR._PSIKOLOGI_PEND_DAN_BIMBINGAN/195903311986031-SUHERMAN/MONEV_[Compatibility_Mode].pdf  

Mukhneri. 2010. Pengawasan Pendidikan. Jakarta: BPJM PRESS